Hoteludgifter under COP15

Ekstra Bladet omtaler d. 24. januar 2010 Klima- og Energiministeriets udgifter til indkvartering i forbindelse med afholdelsen af FN’s klimakonference, COP15, i København i december 2009. Opmærksomheden henledes i den forbindelse på følgende:

På grund af den særlige arbejdssituation, forbundet med afviklingen af klimakonferencen, vedtog de ministerier, som deltog i forberedelsen af konferencen et fælles sæt retningslinjer vedrørende hotelophold, udgifter til fortæring m.v. Klima- og Energiministeriet har holdt sig til disse retningslinjer.  

Ifølge de fællesstatslige retningslinjer kunne medarbejdere, som var centrale for forhandlingerne, indlogeres i nærheden af Bella Center. Klima- og Energiministeriet leverede som ressortansvarligt ministerium for forhandlingerne en forholdsvis stor andel af disse medarbejdere. De medarbejdere, som blev indkvarteret på hotel, skulle under hele den to uger lange konference kunne dække alle forhandlingsemner.

Klima- og Energiministeriet rådede under COP15 over i alt 29 hotelværelser, hvoraf en del var booket i hele perioden og resten blev booket i konferencens sidste dage. På de 29 værelser blev der indkvarteret i alt 33 medarbejdere. Således delte flere medarbejdere enkeltmandsværelser ved ekstra opredning. Da departementet havde akkrediteret 70 medarbejdere til konferencen betyder det, at lige under halvdelen af de akkrediterede havde adgang til hotelovernatning i en kortere eller længere periode.

Klima- og Energiministeriet indkvarterede hovedparten af de centrale medarbejdere på Hotel Crown Plaza, som ligger tæt på Bella Center. Indkvartering tæt på Bella Center var nødvendig af to årsager: 1) Der ville ofte blive tale om få timer mellem arbejdets ophør om aftenen / natten og arbejdets start næste morgen. 2) De centrale medarbejdere skulle under konferencen stå til rådighed døgnet rundt og skulle kunne træde til øjeblikkeligt. Således sov de pågældende medarbejdere med telefonen tændt, så de også kunne indkaldes om natten. Der blev alene booket almindelige hotelværelser og ikke suiter eller lignende.

De medarbejdere, som af rent arbejdsmæssige grunde i to uger var væk fra familien, var under hele klimakonferencen underlagt et ekstraordinært arbejdspres og en usædvanlig grad af uforudsigelighed i arbejdet. Arbejdsdagene strakte sig oftest fra tidlig morgen til sent om aftenen. Det var ikke usædvanligt med arbejdsdage på 16-18 timer.

Prisniveauet for hotelværelserne under konferencen lå væsentligt over det normale hotelprisniveau. Dette skal ses i sammenhæng med det store pres på hotelkapaciteten i hele hovedstadsområdet under COP15. Således er prisniveauet på det konkrete hotel i januar 2010 væsentligt under niveauet i december 2009.  Klima- og Energiministeriet havde ikke mulighed for at påvirke prisniveauet.

Vedrørende fortæring kunne der ifølge de fællesstatslige retningslinjer afholdes udgifter for op til 200 kr. dagligt mod dokumentation. Disse retningslinjer er blevet overholdt og fortæringsudgifter herudover har alene været afholdt i forbin-delse med repræsentative forhold – f.eks. møder med udenlandske delegationer m.v. Ministeriet har ikke refunderet udgifter på hotelværelserne, undtagen i de tilfælde, hvor det pga. ekstraordinært lange arbejdsdage har været den eneste mulighed for fortæring for den pågældende medarbejder. I disse tilfælde har den fællesstatslige sats på 200 kr. pr. dag under konferencen også været lagt til grund.

Værelsesprisen på Hotel Crown Plaza, hvor hovedparten af Klima- og Energi-ministeriets medarbejdere boede, inkluderer et morgenmåltid på hotellet. Der var daglige koordineringsmøder i den danske forhandlingsdelegation kl. 7 om morgenen på hotellet. Ved disse møder blev der serveret morgenmad. Klima- og Energiministeriet afholdt udgiften hertil. Ministeriet har ikke viderefaktureret udgifter til de øvrige deltagende ministerier. Men for Klima- og Energiministeriets egne medarbejdere blev det aftalt med hotellet, at udgiften til morgenmad blev fradraget, idet disse medarbejderes morgenmad var inkluderet i værelsesafregningen.

I lyset af, at medarbejderne var væk fra deres hjem i mange dage i træk og havde få timer i døgnet til søvn og restituering, valgte ministeriet i enkelte tilfælde at tillade tøjvask på hotellet.

Klima- og Energiministeriets samlede udgift til hotelovernatninger, inklusiv mødelokaler, morgenmad, fortæring på hotellet, tøjvask m.v. var på ca. 910.000 kr.