7. Indkøbspolitik

7.1. Indledning

Klima- og Energiministeriets indkøbspolitik er opstillet på baggrund af cirkulære nr. 9608 af 20. december 2002 om indkøb i staten, samt Finansministeriets vejledning ”Effektiv opgavevaretagelse i staten” fra 2003, og inkorporer desuden kravene i cirkulære nr. 27 af 19. april 2005 om energieffektivisering i statens institutioner.

7.2. Formål

Indkøbspolitikken fastlægger de overordnede rammer og retningslinjer for indkøbsdispositioner på Klima- og Energiministeriets område. Det overordnede formål med indkøbspolitikken er at opnå den bedst mulige udnyttelse af ressourcerne på ministerområdet og samtidig sikre kvaliteten af indkøbsdispositionerne.

7.3. Målsætninger for indkøbsområdet

Det overordnede formål omsættes til følgende målsætninger for indkøbspolitikken i Klima- og Energiministeriet:

Central koordination

Etablering af et koncernfælles indkøbsforum (se afsnit 7.3.1).
Koordinationen af større indkøb af produkter og ydelser af koncernfælles interesse inden ordreafgivelse.
Standardisering af koncernens indkøbsprocedurer.
Gennemføre indkøb med størst mulig volumen og så vidt muligt forhandle samlet med leverandøren, for herved at reducere antallet af leverandører indenfor fælles varekategorier, uden at dette medfører monopollignende situationer.

Samarbejde om fællesstatslige initiativer

Deltage i fællesstatslige initiativer på indkøbsområdet, herunder deltage i fælles indkøb og udbud.
Styrke anvendelsen af bl.a. Statens og Kommunernes Indkøbsservice A/S koordinerede indkøb og rammeaftaler
Styrke inddragelsen af klima- og energihensyn i de fællesstatslige aktiviteter og aftaler på indkøbsområdet

Inddragelse af klima-, miljø- og energihensyn, samt etiske og sociale vilkår

Der bør indkøbes varer og tjenesteydelser, der i hele produktets livscyklus belaster miljøet mindst muligt. Leverandøren skal så vidt muligt kunne dokumentere en aktiv miljø- og klimapolitik, hvilket betyder, at de både skal have en miljø- og klimapolitik, og skal kunne redegøre for at de faktisk efterlever politikken. Leverandøren skal så vidt muligt også kunne dokumentere, at man forebyggende arbejder med at udvikle egen klima-, miljø- og arbejdsmiljøbevidsthed.
Under hensyntagen til de fælles statslige indkøbsaftaler følges den senest opdaterede indkøbsvejledning fra Elsparefonden ved indkøb af energiforbrugende apparater. Er et produkt omfattet af vejledningen indkøbes således kun produkter, der opfylder kravene i vejledningen, såfremt dette tillades af de statslige indkøbsaftaler.
Ved indkøb af produkter, der ikke er omfattet af Elsparefondens indkøbsvejledning, skal der tilsvarende vælges energieffektive produkter indenfor rammerne af de statslige indkøbsaftaler. Dog kan der i helt særlige undtagelsestilfælde købes ikke-energieffektive produkter, hvis:
- Der ikke findes energieffektive produkter, der opfylder særlige institutionsspecifikke funktionskrav, særlige krav til produktets kvalitet (fx holdbarhed eller lignende) eller andre særligt begrundede krav.
- Energieffektive produkter medfører væsentlige miljøproblemer, som ikke vurderes at kunne opvejes af de miljøfordele, der opnås som følge af det lavere energiforbrug.
- Hvis meromkostningerne til anskaffelse af det energieffektive produkt ikke tjenes ind ved sparede driftsomkostninger inden for en rimelig tid. (Energieffektive produkter bør altid vælges, hvis tilbagebetalingstiden er mindre end 5 år).
- Institutionerne skal i de enkelte tilfælde begrunde, hvis der ikke er valgt et energieffektivt produkt.
Krav til etik, miljø, klima og sociale vilkår vil i det omfang det er muligt blive indarbejdet i ministeriets indkøb med henvisning til regeringens ”Handlingsplan for Samfundsansvar” fra maj 2008.

7.4. Forankring af indkøbspolitikken

Koncernen samarbejder og træffer fælles beslutninger i de sammenhænge, hvor det kan betale sig, mens indkøbsopgaver varetages decentralt, hvor omkostningerne ved koordination overstiger fordelene. Indkøbspolitikken tager på den måde hensyn til den betydelige institutionelle variation på Klima- og Energiministeriets område.

7.4.1. Indkøbsforum

Indkøbspolitikken er en fælles opgave, som kræver støtte af ledelse såvel som indkøbsfunktionerne
i institutionerne og departementet. Til effektuering og støtte for indkøbspolitikken er der etableret et tværgående, koncernfælles indkøbsforum, der består af repræsentanter fra departementet og institutionerne med overordnet indkøbsansvar. Indkøbsforummet har kompetence til at træffe beslutninger indenfor områder, som fremmer formål og opgaver. Beslutningskompetencen ligger hos de fremmødte.

7.4.2. Opgaver

Indkøbsforummet skal sørge for, at indkøbspolitikken implementeres i koncernen. Ud over de overordnede og konkrete målsætninger varetager forummet følgende opgaver:

Koordinering mellem koncernens indkøbsfunktioner
Kortlægning af indkøbsområdet med henblik på afdækning af potentialet for samarbejde, e-handel, prioritering mv.
Erfaringsudveksling
Kontakt til koncernledelse og ledelsesforankring
Evaluering, udvikling og revision af indkøbspolitikken
Deltagelse i og formidling af tværstatslige initiativer
Koordination i forhold til de øvrige aktiviteter i koncernen, herunder udbudspolitikken

7.5. Samarbejde og koordinerede aftaler

Indkøbsforummet skal holde sig orienteret om og deltage i fællesstatslige initiativer på indkøbsområdet. Forummet skal drøfte relevante initiativer og forestå kommunikation, høringer mv. på koncernniveau. Desuden skal forummet arbejde for, at klima og energihensyn inddrages i de fællesstatslige aftaler.

Forummet skal løbende undersøge muligheder for samarbejde om indkøb og udbud af varer. Dette gælder både inden for og uden for koncernen.

Der eksisterer allerede en række koordinerede aftaler på indkøbsområdet, som indgår i Klima- og

Energiministeriets indkøbspolitik:

Central koordinerede aftaler under Statens Indkøbsprogram, dvs. aftaler indgået for staten som helhed. Disse aftaler skal altid benyttes.
Obligatoriske rammeaftaler og rammeaftaler indgået af Statens og Kommunernes Indkøbsservice A/S, som Klima- og Energiministeriet har tiltrådt.
Øvrige rammeaftaler indgået af Statens og Kommunernes Indkøbsservice A/S, herunder også koordineringskøbsaftaler. Der er ikke pligt til at benytte disse aftaler, hvis der eksisterer bedre eller billigere alternativer, dog med forbehold for eventuel opfyldelse af indkøbskrav i koordineringskøbsaftaler.

Bemærk, at søge og etableringsomkostninger regnes med i, hvad der er bedre eller billigere alternativer.

Såfremt der ikke eksisterer koordinerede aftaler, bør det vurderes, om der skal tages initiativ til etableringen af en sådan.

7.6. Indsatsområder

Konsolidering og optimering af det koncernfælles indkøbsforum til støtte for indkøbsaktiviteterne som beskrevet i afsnit 7.4.1 og 7.4.2.

Denne side er kapitel 7 af 7 til publikationen "Klima- og Energiministeriets effektiviseringsstrategi".
Version nr. 1.0 af 15-06-2009
© Klima- og Energiministeriet 2009