6. Udbudspolitik

6.1. Indledning

Klima- og Energiministeriets udbudspolitik er opstillet på baggrund af cirkulære om udbud og udfordring af statslige drifts- og anlægsopgaver (cirkulære nr. 159 af 17. december 2002) med tilhørende vejledning, samt Finansministeriets vejledning ”Effektiv opgavevaretagelse i staten” (2003).

6.2. Formål og mål for udbud

Klima- og Energiministeriets udbudspolitik skal medvirke til at understøtte ministeriets vision og koncernmål.

Udbudspolitikken skal sikre, at udbud og udlicitering anvendes systematisk til at forbedre effektivitet og kvalitet af ministeriets opgavevaretagelse. I Klima- og Energiministeriet anvendes udbud således til at udsætte interne opgaver for konkurrence, når det vurderes rentabelt ud fra en samlet vurdering af opgavetype og øvrige kriterier, der opstilles i udbudspolitikken.

Gennemførelse af udbudspolitikken skal ske under hensyntagen til eventuelle utilsigtede effekter for kvalitet og effektivitet, samt ministeriets evne til fortsat at varetage centrale kerneopgaver og opfyldelse af interne forpligtelser. Ændringer i kvalitet skal stå mål med besparelserne, og institutionerne skal bevare et tilstrækkeligt fagligt miljø og faglige kompetencer til at bistå departementet i sagsbehandling, rådgivning, politikformulering og betjening af minister og Folketing. Dette omfatter desuden, at institutionerne har den fornødne faglige og styringsmæssige kompetence til at fungere som kompetent bestiller i udbudssager.

Overordnet sondres mellem følgende opgavetyper i relation til ovenstående hensyn:

Ministerbetjening: Under hensyntagen til bl.a. behovet for neutral, faglig betjening af minister og Folketing vil disse opgaver ikke blive udbudt.

Myndighedsopgaver: Ud fra bl.a. hensynet til borgernes retssikkerhed anses disse opgaver principielt som uegnede til udbud. Der kan dog være delfunktioner i en myndighedsopgave, hvor der ikke gælder særlige hensyn.

Driftsopgaver: Driftsopgaver omfatter en række forskelligartede opgaver, hvor der må foretages en konkret vurdering af den enkelte opgaves udbudsegnethed. Som udgangspunkt må en række driftsopgaver dog regnes for egnede til udbud, undtaget dog kerne- og institutionsopgaver, der overvejende må anses for uegnede til udbud.

Støttefunktioner: De fleste opgaver i denne kategori er ikke underlagt særlige hensyn i relation til udbud og udlicitering. Der kan dog være enkelte produktionskritiske støttefunktioner, hvor hensynet til varetagelse af kerneopgaver gør sig gældende.

Endvidere skal der ved udbud og udlicitering altid foretages en høring og inddragelse af medarbejdere efter det gældende regelsæt og aftaler, herunder også lokale aftaler herom.

De udbud der gennemføres i Klima- og Energiministeriets regi, skal desuden fremme klima- og energirigtig adfærd.

Endelig sigtes der mod, at arbejdet med udbud og udlicitering på Klima- og Energiministeriets område sker som et koordineret, koncernfælles arbejde, der medvirker til at styrke effektivitet, kvalitet og samarbejde i koncernen. Indenfor rammerne af den koncernfælles udbudspolitik kan Klima- og Energiministeriets institutioner dog opstille lokale politikker og krav til udbud og udlicitering.

6.3. Forankring og opfølgning på udbudspolitikken

Overordnet er det den enkelte institutions ansvar, inden for den koncernfælles udbudspolitik, at overholde Udbudscirkulærets krav.

Klima- og Energiministeriets departement er ansvarlig for tilrettelæggelse og udmøntning af udbudscirkulæret og vejledningen om effektiv opgavevaretagelse indenfor ministerområdet. Desuden har departementet ansvaret for udformningen af en udbudspolitik og tilpasning af kriterier for udbudsegnede opgaver, samt at der sker en rapportering på udbudsområdet, fx opdatering af oversigten over udbudsegnede opgaver (se bilag 1).

6.3.1. Kortlægning af opgaveportefølje og vurdering af udbudsegnethed

De enkelte institutioner er ansvarlige for, at deres opgaveportefølje, der fremgår af bilag 1, er korrekt, og dækker institutionernes opgaver, herunder at opgaveportefølje ajourføres. I forlængelse heraf er de enkelte institutioner ansvarlige for at vurdere egne opgavers udbudsegnethed, og at denne vurdering med passende mellemrum tages op til overvejelse.

Departementet koordinerer, at der så vidt muligt anlægges en fælles fremgangsmåde i kortlægning og vurdering af opgaveporteføljen indenfor koncernen. Vurderingen af opgavernes udbudsegnethed forelægges departementet. Såfremt en opgave, der ellers klassificeres som umiddelbart udbudsegnet, ikke ønskes udbudt forelægges en begrundelse herfor. Departementet påser at institutionerne med jævne mellemrum reviderer kortlægning og vurdering af opgaverne.

6.4. Indsatsområder

Der er udpeget fire indsatsområder under Klima- og Energiministeriets udbudspolitik:

Ensartet klassifikation af opgaver på tværs af institutionerne, men udgangspunkt i de eksisterende opgørelser, samt klassifikation af opgaver for de institutioner, hvor dette endnu ikke har fundet sted (Departementet, Energiklagenævnet og Nordsøenheden)
Koordinering på tværs af institutioner
Undersøgelse af måske udbudsegnede opgavers udbudsegnethed
Erfaringsopsamling

Ad. 1 Klassifikation af opgaver

Klima- og Energiministeriets institutioner har i regi af deres tidligere ressortministerium (hhv. Transport- og Energiministeriet og Miljøministeriet) gennemgået deres opgaveportefølje med henblik på identificering af udbudsegnede opgaver. Der er endnu ikke foretaget en systematisk revurdering af opgaveportefølje under hensyntagen til ressortomlægningen og den nye udbudspolitik, som institutionerne er underlagt i Klima- og Energiministeriet, ligesom enkelte institutioner på energiområdet ikke har været inddraget i arbejdet med udbudspolitikker i deres tidligere ministerium (Energiklagenævnet og Nordsøenheden). Dette arbejde vil blive igangsat inden udgangen af 2008 og forventes afsluttet senest medio 2009, således der opnås en ensartet og koncernfælles klassifikation af opgaveporteføljen. Departementet vil ligeledes senest medio 2009 have gennemgå sin egen opgaveportefølje.

Ad. 2 Koordinering på tværs af institutioner

Som udgangspunkt for det fremtidige arbejde med udbud på ministeriets område vil Klima- og Energiministeriet desuden gennemføre en undersøgelse af, hvorvidt der inden for ministeriets institutioner er typer af opgaver, som generelt er blevet anset for hhv. ikke udbudsegnede og udbudsegnede. Arbejdet forventes afsluttet i løbet af foråret 2009. I forlængelse heraf vil ministeriet undersøge, hvilke opgaver institutionerne inden for de seneste år har haft i udbud og som er blevet udliciteret, samt hvilke erfaringer institutionerne har gjort i tilknytning hertil. Dette vil danne udgangspunkt for at opstille en række anbefalinger, fx omkring hvilke opgaver der uafhængigt af institutionstype anses for udbudsegnet.

Ad. 3 Undersøgelse af måske udbudsegnede opgavers udbudsegnethed

En række opgaver er i bilag 1 kategoriseret som måske egnede til udbud. Indenfor en treårig periode vil der blive foretaget en nærmere vurdering af disse opgaver, og der vil blive taget endelig stilling til deres udbudsegnethed, eventuelt om opgaven skal gennemløbe en modningsperiode inden udbud kan foretages.

Ad. 4 Erfaringsopsamling

Klima- og Energiministeriet vil igangsætte en erfaringsopsamling i relation til fx fælles udbud, håndtering af udfordringsret, kontrolbud, spilleregler og vilkår for personalet etc. Denne erfaringsopsamling kan foregå i regi af de eksisterende netværk i koncernen, fx i administrationschefskredsen eller i indkøbsforummet.

Denne side er kapitel 6 af 7 til publikationen "Klima- og Energiministeriets effektiviseringsstrategi".
Version nr. 1.0 af 15-06-2009
© Klima- og Energiministeriet 2009